Pengertian
Dokumen rekam medis merupakan catatan informasi yang akurat tentang data pasien yang meliputi catatan identitas pasien, anamnesis, penentuan fisik, perjalanan penyakit, pemeriksaan penunjang, diagnosis, tindakan medis, dan proses pengobatan yang diberikan kepada pasien. Informasi yang ada pada dokumen rekam medis bersifat rahasia sehingga harus dijaga keamanan dan kerahasiaannya.
Standar Prosedur :
Menjaga rekam medis dari kehilangan
- Ruang penyimpanan rekam medis harus aman, pintu senantiasa terkunci sehingga hanya orang-orang yang berwenang saja yang bisa masuk.
- Meminta semua petugas yang terkait dengan rekam medis untuk menandatangani fakta integritas agar tidak melanggar azas privasi, kerahasiaan dan keamanan rekam medis dan tidak melakukan pencurian informasi dan dokumen rekam medis.
- Memberi sangsi yang berat apabila ada petugas yang melakukan pencurian rekam medis.
Menjaga rekam medis dari Kebakaran
- Menyediakan APAR secukupnya untuk memadamkan api.
- Membuat daftar petugas jaga dan menyediakan topi yang harus dipakai oleh petugas jaga pada waktu proses evakuasi.
- Topi merah bertugas memadamkan api
- Topi oranye bertugas mengevakuasi dokumen
- Topi kuning bertugas mengevakuasi pasien
- Topi biru bertugas mengevakuasi peralatan
- Memasang tanda fire exit/emergency yang mudah diikuti oleh semua orang menuju titik aman berkumpul pada saat terjadi kebakaran.
- Memasang tanda dilarang merokok dan menegur orang yang merokok di lingkungan rekam medis.
- Mematikan semua peralatan listrik yang tidak dipergunakan setelah jam kerja.
Menjaga RM dari kerusakan dan pengrusakan
- Menyimpan rekam medis pada rak penyimpanan
- Memonitor kelembaban dan suhu ruang penyimpanan rekam medis
- Membersihkan ruang rekam medis setiap hari
- Kerja bakti setiap 2 minggu sekali
- Melaporkan ke bagian urdal apabila ada tembok yang lembab berjamur, kaca dan keramik yang pecah dll.
- Melaporkan kerusakan AC ke urdal untuk diservis agar tidak menetes airnya yang bias merusak rekam medis.
Menjaga kerahasiaan rekam medis dari peminjaman
- Peminjaman dokumen rekam medis harus dengan membuat nota / surat permohonan peminjaman baik dari perorangan maupun unit / satuan kerja dengan persyaratan sebagai berikut :
- Peminjaman dokumen rekam medis untuk keperluan pelayanan kesehatan pasien ditanda tangani oleh dokter / kepala ruangan / penanggung jawab poliklinik.
- Peminjaman dokumen rekam medis untuk penelitian harus menunjukkan surat izin penelitian di RS.
- Peminjaman dokumen rekam medis untuk kasus medicolegal yang dibawa keluar RS harus ada izin tertulis dari Kepala RS
- Apabila dokumen rekam medis diminta untuk penyidikan
- Harus ada izin tertulis dari pasien
- Harus ada surat kuasa dari pasien
- Yang dapat diberikan hanya foto copy dari resume dan penyerahannya harus dibuatkan Berita Acara.
- Bila suatu dokumen rekam medis diminta untuk dibawa ke pengadilan harus dilegalisasi terlebih dahulu (diberi materai)
- Bila hakim pengadilan yang menangani kasus terkait meminta dokumen rekam medis asli, boleh diberikan rekam medis yang sudah dilegalisasi dan penyerahannya harus dibuatkan Berita Acara.
- Sebagai arsip rs perlu ada Salinan / foto copy dari dokumen rekam medis tersebut dan disimpan ditempat dokumen rekam medis asli dikeluarkan. Berita acara peminjaman dokumen rekam medis pasien tersebut harus diminta dan disimpan didalam Salinan dokumen rekam medis sampai dokumen rekam medis asli dikembalikan.
- Peminjaman dokumen rekam medis oleh pihak ketiga (asuransi) harus melalui surat permohonan yang ditujukan kepada Kepala RS dan ada disposisi dari Kepala RS.
- Untuk perawatan lanjutan pasien ke rumah sakit lain cukup diberikan resume perawatan pasien.
- Petugas rekam medis mencatat dokumen rekam medis pada buku peminjaman yang meliputi tanggal peminjaman, nomor rekam medis, nama pasien, nama jelas peminjam dan tanda tangan peminjam.
- Petugas rekam medis membuat tracer atau out guide dokumen rekam medis yang dipinjam.
- Petugas yang berwenang mengambil dokumen rekam medis yang akan dipinjam dan memasukkan out guide pada tempat dokumen rekam medis yang dikeluarkan
- Prosedur pengiriman dan pengembalian dokumen rekam medis kepada pihak lain dalam amplop bersegel.
- Ruangan penyimpanan dokumen rekam medis, baik yang aktif maupun inaktif terpisah dan terkunci, hanya dapat dibuka oleh petugas yang berwenang
Post a Comment for "Standar Prosedur Keamanan Dan Kerahasiaan Pengelolaan Dokumen Rekam Medis Pada Pokja MRMIK"