Literasi Perawat ~ Puskesmas harus terus berbenah memperbaiki kelemahan-kelemahan dalam menyelenggarakan kegiatan dan pelayanan. Banyak hal yang dihadapi tantangan dalam proses berbenah itu.
Berikut ini terdapat beberapa hal yang dapat membantu puskesmas dalam proses berbenah:
- Komitment Setiap Pegawai dan Lintas Sektor
Dengan menjaga komitmen ini, setiap permasalahan yang dihadapi oleh Puskesmas, kembalikanlah ke komitmen awal dimana telah menyatakan siap bersama-sama mewujudkan pelayanan yang berkualitas.
Kita berkomitmen artinya menyatakan tanggung jawab untuk bekerja dengan semangat dan integritas. Bukan hanya komitmen internal yang diperlukan, tetapi juga komitmen eksternal seperti lintas sektor dan masyarakat itu sendiri, untuk menyatakan keterlibatannya dan bersama-sama Puskesmas mewujudkan masyarakat kecamatan yang sehat. Bukankah itu yang kita inginkan di Puskesmas?
- Komunikasi, Koordinasi, Konsultasi Serta Pengarahan dan Pembinaan
Komunikasi dan koordinasi kita kategorikan menjadi dua, yaitu komunikasi dan koordinasi secara internal dan eksternal.
Pegawai Puskesmas harus duduk bersama menentukan dan mengidentifikasi peran lintas program dan peran lintas sektor untuk menunjang pelaksanaan kegiatan. Selain itu, juga harus ditentukan dan disepakati alur kewenangan dan alur komunikasi, kerjasama antara pengelola.
Misalnya, kegiatan Kelas Ibu Hamil, co-program nya adalah Kesehatan Ibu dan Anak (KIA) namun perlu diidentifikasi peran dari pogram lainnya dalam kegiatan tersebut, seperti Promkes bisa mengisi kelas ibu hamil dengan penyuluhan interaktif atau dari segi advokasinya, gizi bisa mengisi materi mengenai Gizi saat Ibu hamil dan seterusnya.
Peran ini harus diidentifikasi, begitu pun peran dari lintas sektor perlu diidentifikasi melalui rapat lokmin lintas sektoral pertama. Hal ini bertujuan agar program yang ada di Puskesmas diketahui dan didukung oleh lintas program dan lintas sektor dengan ikut andil berpartisipasi baik secara regulasi maupun teknis di lapangan.
Budaya konsultasi, pengarahan dan pembinaan juga harus digalakkan di Puskesmas.
Penanggung jawab program, Kepala Tata Usaha dan Kepala Puskesmas harus rutin memberikan arahan dan pembinaan secara periodik yang terjadwal baik melalui rapat lintas sektor, apel pagi, pendampingan di lapangan, menelaah dokumen kegiatan dan capaian kinerja.
Hal ini bertujuan agar kegiatan yang ada dipantau dan pelaksana kegiatan dan pelayanan mendapatkan motivasi setelah mendapat arahan dan pembinaan dari pimpinan. Penanggung jawab program dan pimpinan mengarahkan dan membina dengan pendekatan personal agar pegawai merasa telah diapresiasi kerja keras mereka.
Sebaliknya, budaya konsultasi pun harus digalakkan di Puskesmas, komunikasikan sesegera mungkin jika ada kendala atau ide inovasi dari pelaksana program/pelayanan kepada penanggung jawab program dan pimpinan agar ditindaklanjuti segera mungkin. Sering-seringlah Puskesmas melakukan program transfer knowledge misalnya dari bidan koordinator, atau bahwa dari tim IT sharing mengenai pengoperasian komputer sebagai skill dasar.
- Manajemen Sarana Prasarana dan Alat Medis dan Non Medis
Pengelola barang atau bendahara barang yang telah ditunjuk harus memahami uraian tugasnya. Bendahara barang pertama-tama membuat daftar inventaris sarana prasarana dan alat-alat medis maupun non medis. Kemudian membuat rencana dan jadwal pemeliharaannya. Persoalan pemeliharaan bukan saja urusan bendahara barang, namun tanggung jawab setiap pegawai baik di Puskesmas maupun Pustu.
Melalui ceklis pemeliharaan disetiap ruangan, bendahara barang melakukan monitoring rutin untuk mengetahui mana barang atau alat yang memerlukan perbaikan atau kalibrasi. Di awal tahun, bendahara barang juga menjadwalkan kalibrasi alat yang tentunya disesuaikan dengan perencanaan Puskesmas.
Hal yang tidak kalah penting yaitu sterilisasi alat, sterilisasi harus dijadwalkan dan dimonitoring serta dibuatkan tindaklanjut jika ditemukan proses sterilisasi yang tidak sesuai prosedur.
- Keuangan Harus Dikelola Dengan Baik
Perlu keterkaitan perencanaan dengan pengelolaan keuangan (ini akan dibahas saat perencanaan puskesmas). Bendahara harus jelas bukti pembukuan keuangannya bahkan jika perlu diadakan audit eksternal maupun audit internal rutin untuk melihat sejauh mana penyerapan dan peruntukan dana, apakah sudah menunjang dengan baik kegiatan yang sesuai visi misi dan tujuan atau belum.
Selain itu, banyak pegawai Puskesmas yang mengharapkan agar transparansi keuangan terbuka dalam sebuah forum. Hal ini agar diketahui sejauh mana penyerapan dan peruntukkannya dan juga sisi mana yang masih lemah dalam penyerapannya. Ini bertujuan untuk mencari solusi bersama dalam penyerapannya.
Lagi-lagi harus mengedepankan komunikasi dalam pengelolaannya. Ibarat lagu “Jangan ada dusta diantara kita”.
- Perkuat Visi Misi, Tujuan, Tata Nilai dan Kebijakan Mutu
Oleh sebab itu, perlu disosialisasikan oleh Puskesmas secara rutin baik internal dan eksternal mengenai visi misi tujuan dan tata nilai Puskesmas, misalnya saat apel pagi, bisa sesekali membacakan visi misi tata nilai dan kebijakan mutu ini secara bergiliran.
Selain disosialisasikan, yang lebih penting lagi ialah perlu evaluasi sejauh mana kegiatan dan pelayanan yang dilakukan telah mewujudkan visi misi tujuan dan tata nilai serta kebijakan mutu yang sudah disusun sebelumnya.
- Manajemen Sumber Daya Manusia Puskesmas
Pertama, menata profil seluruh kepegawaian dan disimpan dengan baik agar sewaktu-waktu dibutuhkan mudah untuk mendapatkan kembali.
Kedua, analisis kebutuhan tenaga dan rencana pemenuhan kebutuhan minimal bersurat kepada Dinas Kesehatan mengenai rencana pemenuhan kebutuhan tersebut.
Ketiga, perkuat struktur organisasi dan uraian tugas setiap pegawai di Puskesmas, ini bisa mengacu pada Permenkes Nomor 75 Tahun 2014. Pastikan setiap jenis tenaga harus menerima dan mengetahui SK uraian tugas pokok dan uraian tugas integrasi. Secara berkala perlu ada monitoring sejauh mana uraian tugas ini telah dilaksanakan oleh pegawai puskesmas.
Keempat, puskesmas juga harus menelaah kompetensi tenaga yang ada dan dibandingkan dengan standar kompetensi yang diembannya. Jika tidak memenuhi syarat, maka harus membuat rencana pengembangan kompetensi seperti lanjut sekolah dan mengikuti pelatihan. Tak berhenti disitu, setelah mengikuti pelatihan atau pendidikan pun harus dipantau kinerja pegawai tersebut pasca pendidikan dan pelatihan.
Kelima, karyawan baru harus mendapat orentasi sesuai jadwal yang ditetapkan.
- Sistem Informasi Puskesmas dan Pengendali Dokumen dan Arsip Diperkuat
Semua pelaporan dan data harus satu pintu melewai sistem informasi puskesmas. Jika pemegang program/unit melapor ke dinas kesehatan, harus melewati pengantar dari sistem informasi puskesmas.
Hal ini untuk menertibkan data-data yang ada di Puskesmas terlebih lagi untuk kepentingan analisis dan perencanaan tentu sangat ditunjang dengan data yang valid.
Oleh sebab itu, petugas SIP Puskesmas harus peka dengan pelaporan yang ada disetiap program dan unit pelayanan. Bukan hanya sekedar pelaporan, tetapi bagaimana data tersebut menjadi informasi yang bermanfaat yang dijadikan acuan untuk kebijakan kepala Puskesmas.
Hal lain yang perlu diperkuat yaitu pengendalian dokumen dan arsip. Kepala Tata Usaha dan tim pengendali dokumen dan arsip harus ekstra menata dokumen yang ada.
Setiap SK, pedoman, panduan, KAK, SOP surat masuk dan surat keluar serta dokumen-dokumen kegiatan harus tertata dengan baik. Jika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat dengan mudah diambil.
Selain itu, Puskesmas sering mengeluh karena lemah dalam hal dokumentasi kegiatan. Ingatlah prinsip DAUN setiap melakukan pertemuan atau kegiatan yaitu D=Dokumentasi, A=Absensi, U=Undangan, N=Notulen.
- Tertib Administrasi Harus Dipatuhi
Puskesmas harus menyusun prosedur kegiatan dan duduk bersama menyepakati tatanaskah, alur pelaporan, alur pendokumentasian dokumen dan lain sebagainya.
Khususnya tatanaskah, ini sangat penting bagi Puskesmas untuk mengseragamkan format-format yang ada di Puskesmas. Misalnya format SOP, format notulen, format absensi, format pelaporan dan lain sebagainya diatur dalam tata naskah tersebut.
Oleh sebab itu, pedoman penyusunan dokumen dan tata naskah ini harus disosialisasikan ke semua pegawai yang ada di Puskesmas. Awalnya akan terasa berat dengan semua itu, namun dengan saling mendukung pasti akan terlaksana dengan baik.
- Peraturan Internal dan Indikator Perilaku Klinis Harus Dilaksanakan
Harus ada petugas yang ditunjuk untuk memantau indikator perilaku ini secara berkala. Hal ini bertujuan untuk menjaga kualitas SDM dan tentunya kualitas pelayanan di Puskesmas. Jika ditemukan masih ada pegawai yang tidak mematuhi indikator perilaku ini maka perlu dilakukan pembinaan.
- Manajemen Risiko Dijalankan dengan Baik
Puskesmas harus menentukan dimana area prioritas fungsi dan proses pelayanan atau kegiatan mana yang perlu dibenahi. Ini ditentukan dengan 3 H dan 1 P yaitu High Risk, High Volume, High Cost, dan kecenderungan terjadi masalah (Problem Prone).
Proses selanjutnya yaitu identifikasi risiko bisa melalui audit, keluhan atau insidens yang terjadi. Kemudian dilakukan analisis risiko bisa menggunakan metode severity assessment dengan memilih kejadian yang akan di-investigasi, atau root cause analysis untuk menganalisis akar penyebab kejadian yang telah terjadi, atau FMEA/ Failure Mode and Effect Analysis yang bersifat hipotesis.
Prinsipnya adalah petugas yang berkewajiban mengaudit harus peka mencari penyebab masalah apa yang terjadi, mengapa bisa terjadi, apa yang bisa dilakukan untuk mengurangi kejadian tersebut dan seterusnya hingga diperoleh akar penyebabnya. Kemudian dibuat rencana tindak lanjut untuk mengatasi kejadian yang berisiko atau meminimalkan potensi risiko terjadi dikemudian hari.
- Jejaring dan Jaringan
Ini yang jarang dilirik oleh Puskesmas dalam penguatan sistemnya. Padahal jejaring dan jaringan ini bertujuan untuk mendukung meningkatkan aksesibilitas pelayanan. Jejaring yang dimaksud yaitu klinis, rumah sakit, apotek, laboratorium, dokter praktek mandiri, dan faskes lainya.
Sedangkan jaringan yaitu pustu, pusling, bidan desa. Apa yang harus dilakukan oleh PJ jejaring dan jaringan ini?
Pertama, harus melakukan mengidentifikasi jejaring dan jaringan yang ada di wilayah kerjanya.
Kedua, menyusun pembinaan kepada jejaring dan jaringan tersebut tentu harus melibatkan lintas program. Misalnya pembinaan dan pemantauan di Apotik, bisa melibatkan apoteker puskesmas untuk melakukan pembinaan atau pemantauan. Contoh lain, bisa bekerja sama dengan petugas imunisasi dan KIA KB saat melakukan supervisi supportif di bidan desa.
Ketiga, Kemudian dianalisis sejauh mana hasilnya, kemudian dibuatkan rekomendasi jika ada yang tidak sesuai dengan aturan.
- Manajemen Puskesmas (P1, P2, P3) diimpelentasikan
Perencanaan di Puskesmas haruslah melalui tahapan yang sesuai prosedur. Luaran perencanaan Puskesmas ini dapat berupa Renstra 5 tahunan, RUK Puskesmas, RKA, RPK Puskesmas dan harus disinkronkan dengan pendanaan di PKM baik JKN, BOK, Jampersal maupun dana lainnya. Adapun proses perencanaan ditingkat Puskesmas yaitu:
- Puskesmas menyusun jenis kegiatan dan pelayanan berdasarkan kebutuhan dan harapan masyarakat dan juga capaian yang ada di Puskesmas. Proses untuk mendapatkan data tersebut diantaranya melalui pendataan keluarga sehat, survei SMD, hasil MMD, forum-forum masyarakat atau lintas sektor, data-data epidemiologi, capaian kinerja, dan data-data lainnya di Puskesmas.
- Mengidentifikasi masalah kesehatan dan potensi pemecahannya
- Melakukan prioritas masalah kesehatan
- Membuat rumusan masalah
- Mencari penyebab masalah kesehatan
- Menetapkan cara pemecahan masalah
- Memasukkan pemecahan masalah ke dalam rencana usulan kegiatan
- Menyusun rencana pelaksanaan kegiatan
Penguatan Penggerakan dan Pelaksanaan
Program dan pelayanan yang telah rencanakan dan dijadwalkan pada RPK bulanan kemudian dilaksanakan baik itu intervensi berbasis keluarga, pelayanan di dalam gedung maupun program-program intervensi luar gedung yang bersentuhan langsung dengan sasaran tentu dengan memperhatikan hak dan kewajiban pengguna serta sasaran kegiatan.
Proses pada P2 ini yaitu pengarahan dan penggerakkan petugas bisa melalui lokakarya mini bulanan termaksud penggerakkan lintas sektor agar penyelenggaraan kegiatan dan pelayanan bisa berjalan efektif dan tepat sasaran.
Perlu menjadi catatan yaitu kualitas lokakarya mini bulanan dan lintas sektor ini perlu harus diperhatikan. Pemerintah sudah mengeluarkan Permenkes nomor 44 tahun 2016 mengenai Manajemen Puskesmas dan juga Pedoman Manajemen Puskesmas dengan Pendekatan Keluarga, ini sebagai referensi Puskesmas utama dalam penguatan penggerakan dan pelaksanaan kegiatan dan pelayanan Puskesmas.
Pengawasan Pengendalian dan Penilaian
Untuk pengawasan dapat berupa pengawasan internal yang dilakukan oleh Kepala Puskesmas, setiap penanggung jawab, tim mutu dan tim audit internal.
Pengawasan internal termaksud monitoring ketepatan jadwal, waktu, tempat dan sasaran yang dilakukan oleh pimpinan Puskesmas dan penanggung jawab kepada pelaksana program atau pelayanan. Pengawasan lainnya yaitu secara eksternal dari lintas sektor, dinas kesehatan, masyarakat.
Pengawasan dan pengendalian kegiatan dan pelayanan dapat melalui lokmin, pertemuan diluar lokmin maupun pemantauan secara langsung di lapangan.
Tujuannya yaitu meninjau sejauh mana proses kegiatan yang sudah berjalan, apa saja kendala dan hambatan yang dihadapi pelaksana program dengan mengumpulkan capaian kinerja, kemudian dianalisis dan dibuat rencana tindak lanjut untuk memperbaiki kinerja.
Selain itu, pengawasan dan pengendalian juga melalui lokakarya mini lintas sektor, prosesnya yaitu meninjau sejauh mana kerja sama lintas sektor dan tentu memperkuat komitmen bersama dalam pelaksanaan kegiatan di lapangan.
Pada proses pengawasan dan pengendalian ini juga perlu melakukan evaluasi akses diantaranya akses informasi (apakah masyarakat mudah mendapatkan informasi kesehatan, informasi alur dan tahapan kegiatan dan lainnya) dan akses menjangkau lokasi kegiatan (apakah sasaran atau masyarakat mudah menjangkau lokasi kegiatan puskesmas atau tidak).
Penilaian kinerja mengevaluasi sejauh mana upaya untuk mencapai indikator kinerja manajerial, UKM dan indikator mutu klinis UKP yang sudah disusun diawal tahun. Penilaian kinerja ini dilakukan pertengahan tahun dan diakhir tahun melalui lokmin atau penilaian oleh dinas kesehatan setempat.
- Tim Komunikasi Informasi dan Penanganan Pengaduan Publik
Secara rutin mengumpulkan informasi hasil survey assesment (survei kepuasan pelanggan, survei umpan balik dari pemegang program dan lain-lain), mengumpulkan informasi keluhan yang masuk ke call center, kotak saran, tatap mukalangsung melalui unit pelayanan, pustu dan poskesdes.
Tim ini juga berupaya mendekatkan akses masyarakat terhadap informasi pelayanan atau kegiatan yang dilakukan oleh Puskesmas dengan memanfaatkan sumber daya yang ada (brosur, leaflet dll, temaksud media cetak elektronis atau sosial media).
- Penanggung Jawab Mutu dan Tim Menjadi Ujung Tombak Mutu Pelayanan
Pertama, mengajak semua pegawai untuk mengikrarkan komitmen mereka untuk memberikan pelayanan yang berkualitas.
Kedua, bersama-sama semua pegawai menyusun indikator kinerja manajerial, kinerja UKM dan mutu klinis, indikator perilaku klinis serta kebijakan mutu dan sasaran keselamatan pasien.
Ketiga, menyusun dan mengosialisasikan manual mutu atau pedoman mutu yang digunakan puskesmas sebagai pedoman untuk memberikan pelayanan yang berkualitas.
Keempat, membuat rencana peningkatan mutu.
Kelima, secara berkala mengumpulkan data indikator mutu/kinerja dari setiap program dan unit kemudian dibuatkan rencana peningkatan dan perbaikan mutu secara berkesinambungan.
Keenam, bersama-sama tim manajemen risiko meminimalisir kejadian-kejadian yang menimbulkan risiko kerugian atau dampak negatif. Ketujuh, bersama-sama dengan tim audit internal melakukan pengawasan dan pengendalian terhadap pelaksanaan kegiatan dan pelayanan di Puskesmas.
Ketujuh, merencanakan kajibanding ke puskesmas lainnya yang memiliki capaian kinerja atau pelayanan yang lebih baik. Hal ini bertujuan untuk membandingkan kinerja dengan puskesmas kaji banding dan melihat kiat-kiat yang berhasil dilakukan oleh puskesmas tersebut dalam melaksanakan kegiatan/pelayanan.
- Membangun Mindset Biasakan yang Benar, Bukan Benarkan yang Bisa
Sebaliknya, ini akan melindungi petugas dalam melaksanakan kegiatan dan pelayanan baik di dalam gedung maupun di luar gedung. Mindset biasakan yang benar bukan benarkan yang biasa harus digaungkan di Puskesmas.
Bekerja harus sesuai dengan prosedur yang ada, ini selain menjaga kualitas pelayanan juga untuk safety bagi petugas. Yuk, berbenah secara sistem dan biasakan melakukan sesuai prosedur yang ada.
- Lingkungan Puskesmas Sehat
Terdapat istilah dalam pemeliharaan sarpras dan lingkungan yang sehat yaitu 5 R; Ringkat/ Pemilahan, Rapih/ Penataan, Resik/ Pembersihan, Rawat/ Pemeliharaan, Rajin/ Pembiasaan.
Setiap anggota Puskesmas wajib menjalankan prinsip 5 R ini. Untuk mewujudkan lingkungan sehat petugas kesling, clealing service, serta pegawai lainnya melakukan hal-hal berikut ini;
Pertama, melakukan inventarisir sistem lingkungan termaksud invetarisir bahan berbahaya (kimia, gas, uap, limbah medis dan infeksius) yang ada di puskesmas.
Kedua, melakukan jadwal pemeliharaan.
Ketiga, pemeliharaan, pemantauan, perbaikan lingkungan fisik, instalasi listrik, air dll, serta penanganan bahan berbahaya. Masyarakat sehat? dimulai dari Puskemas sehat.
Sumber: Kesmas.id
Post a Comment for "16 Item Ini Bakal Bantu Kamu Benahi Manajemen & Pelayanan Puskesmas"